Bens em desuso: como dar destinação correta no ativo imobilizado

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Toda empresa possui aquele “cemitério de ativos”: uma sala trancada com computadores antigos, uma máquina obsoleta parada no canto da fábrica ou móveis de escritório empilhados em um depósito. Esses bens em desuso são um sintoma comum de um problema de gestão que vai muito além da simples falta de espaço.

O grande risco é que, para a contabilidade e para o Fisco, esses ativos podem não parecer “inúteis”. Se eles ainda constam no balanço patrimonial, eles continuam inflando artificialmente o valor da empresa. Isso pode levar ao pagamento desnecessário de impostos, custos com apólices de seguro superestimadas e a uma visão distorcida da real saúde financeira do negócio.

Dar uma destinação correta a esses ativos não é uma simples “limpeza”, mas um processo formal de gestão. É a diferença entre ter um passivo oculto, que gera custo e risco, ou executar um procedimento correto de baixa de ativos que pode, inclusive, gerar receita. 

O que são bens em desuso?

O primeiro passo para tratar o problema é diagnosticá-lo corretamente. No universo patrimonial, “inútil” pode ter diferentes classificações, e cada uma exige uma ação específica.

A diferença entre ocioso, obsoleto e sucata

• Bens ociosos: são ativos que estão temporariamente parados, mas ainda possuem plenas condições de uso e podem ser reativados na produção ou em outra área a qualquer momento.
• Bens obsoletos: são os verdadeiros bens em desuso. Eles não servem mais para a operação principal da empresa, seja por estarem tecnologicamente ultrapassados (um computador antigo) ou por não atenderem mais à demanda (uma máquina que produzia um item descontinuado).
• Sucata: são bens que chegaram ao fim absoluto de sua vida útil. Eles não têm mais valor de uso para ninguém, restando apenas o valor residual de suas matérias-primas (ferro, cobre, plástico).

As alternativas legais de destinação

Uma vez que um bem é classificado como obsoleto ou sucata, a gestão precisa decidir o que fazer com ele. A escolha da destinação tem impactos diretos na contabilidade e na responsabilidade legal da empresa.

1. Venda do ativo

Esta é, sem dúvida, a melhor alternativa para bens obsoletos que ainda possuem valor de mercado. A venda transforma um ativo parado em receita imediata. O processo exige a emissão de uma Nota Fiscal de Venda de Ativo Imobilizado, que servirá como documento base para a baixa de ativos na contabilidade.

2. Doação do ativo

Muitas empresas optam por doar equipamentos (como computadores antigos) para instituições de caridade. Esta é uma excelente prática de responsabilidade social, mas exige documentação. É preciso emitir um documento formal de doação, que comprove a transferência de propriedade e justifique a saída do bem do patrimônio da empresa.

3. Descarte (sucateamento)

Esta é a opção mais crítica e que envolve mais riscos. Um bem que não pode ser vendido ou doado precisa ser descartado. Contudo, a legislação ambiental brasileira, regida pela Política Nacional de Resíduos Sólidos (Lei nº 12.305/2010), é muito rigorosa. A empresa é responsável pelo destino final do seu lixo, especialmente eletrônicos e equipamentos industriais, que podem conter materiais contaminantes.

Impactos contábeis e fiscais da destinação

Qualquer que seja a alternativa escolhida (venda, doação ou descarte), ela deve ser refletida na contabilidade por meio de um processo formal de baixa de ativos.

Apurando o resultado: ganho ou perda de capital

Quando um bem é vendido, a empresa precisa calcular se obteve lucro ou prejuízo na operação. O cálculo é simples:

Resultado = Valor da Venda – Valor Contábil

O Valor Contábil é o custo de aquisição do bem menos a depreciação acumulada até aquela data. Se o resultado for positivo (vendeu por mais do que o valor contábil), a empresa tem um Ganho de Capital e pagará imposto sobre ele. Se for negativo, registra uma Perda de Capital, que pode ser usada para abater impostos.

A baixa de bens em desuso sem valor

Se o bem for doado ou descartado (valor de venda zero), a empresa simplesmente registra a baixa pelo seu valor contábil residual. A documentação correta (laudo e recibo de doação/descarte) é o que permite que essa perda seja contabilizada como uma despesa dedutível, reduzindo a base de cálculo de impostos.

Como documentar corretamente o processo

O maior risco de lidar com bens em desuso é a falta de documentação. Em uma auditoria, o Fisco pode questionar uma baixa sem provas, tratando-a como uma venda não declarada (omissão de receita).

Para se proteger, sua empresa precisa de um dossiê para cada baixa:

• Em caso de venda: a Nota Fiscal de Venda de Ativo Imobilizado.
• Em caso de doação: o Recibo de Doação assinado pela instituição beneficiada.
• Em caso de descarte: este é o mais importante. A empresa precisa de um Laudo Técnico de Descarte, assinado por um profissional habilitado, atestando que o bem é obsoleto ou sucata. Além disso, é necessário o documento da empresa de destinação, comprovando o recebimento e o descarte ambientalmente correto.

O papel do controle patrimonial no reaproveitamento de bens

Nem todo bem ocioso precisa ser descartado. Um bom processo de controle patrimonial não serve apenas para dar baixa, mas também para identificar oportunidades de reaproveitamento de bens.

Um inventário físico bem-feito pode identificar uma mesa parada na filial A que é exatamente o que a filial B precisa comprar. O reaproveitamento de bens entre áreas ou unidades de negócio é uma estratégia inteligente que reduz custos de aquisição e otimiza o uso dos recursos que a empresa já possui.

Destine corretamente os bens em desuso

Os bens em desuso não são um problema passivo; eles são um custo ativo. Manter equipamentos obsoletos no balanço gera despesas com impostos e seguros, ocupa espaço físico valioso e representa um risco de conformidade legal, especialmente ambiental. Ignorar o “cemitério de ativos” é uma decisão que custa dinheiro todos os dias.

Dar a destinação correta a esses bens é um sinal de gestão madura e eficiente. É o processo que limpa o balanço patrimonial, alinha os registros contábeis com a realidade física, reduz custos “fantasmas” e pode até gerar receita através da venda de itens obsoletos ou do reaproveitamento de bens ociosos.

Contudo, a jornada entre identificar um bem em desuso e realizar sua baixa de ativos de forma correta exige conhecimento técnico, fiscal e ambiental. A elaboração de laudos, a apuração correta de ganhos ou perdas e a garantia do descarte legal são tarefas complexas. A parceria com uma consultoria especializada é o que garante a segurança e a eficiência desse processo.

Não deixe que o seu patrimônio obsoleto se transforme em um passivo. Organize seus ativos e otimize seus resultados. Fale com os especialistas da RRK Soluções Patrimoniais e descubra como podemos ajudar sua empresa a dar a destinação correta para seus bens em desuso.