Como a gestão patrimonial evita perdas e reduz o risco de fraudes

Avaliação de Ativos

Um notebook desaparece do estoque de TI. Uma ferramenta de precisão some do almoxarifado. Um veículo da frota é visto em um local não autorizado fora do horário de expediente. 

Na correria do dia a dia, esses eventos são muitas vezes tratados como “custos operacionais” ou pequenas falhas de processo. O problema é que esses pequenos “furos no balde” são os sintomas mais claros de uma gestão vulnerável.

Quando ignoradas, essas pequenas falhas se tornam o caminho ideal para perdas patrimoniais significativas e, no pior cenário, para fraudes internas deliberadas. Um controle de ativos frouxo é um convite aberto ao desvio. 

A falta de visibilidade sobre o que a empresa possui, onde está e quem é o responsável por cada item cria um ambiente de risco que nenhuma organização deveria aceitar.

Felizmente, a implementação de uma gestão patrimonial robusta funciona como o sistema imunológico da empresa. Ela não é um processo burocrático, mas sim uma ferramenta de governança ativa, projetada para proteger o valor da companhia, eliminar perdas patrimoniais e criar barreiras de controle que inibem ações fraudulentas antes que elas aconteçam.

As causas comuns de perdas patrimoniais

As perdas patrimoniais não acontecem por acaso. Elas são quase sempre o resultado de falhas em processos-chave da organização, criando vulnerabilidades que podem ser exploradas.

Falha no controle de entrada e saída (a porta aberta)

A causa mais comum de perda é a falta de um processo formal na origem. Um novo equipamento chega do fornecedor, é enviado diretamente para a área de uso, mas nunca é etiquetado ou cadastrado no sistema. Sem um “documento de identidade” (o emplacamento), esse ativo se torna invisível para a gestão e é o primeiro a desaparecer sem deixar rastros.

Movimentações internas não registradas

Um ativo pode não ter saído da empresa, mas se ninguém sabe onde ele está, ele está funcionalmente perdido. Um computador que é movido de um departamento para outro, ou uma máquina transferida de uma filial para outra sem a devida atualização cadastral, gera custos de tempo (equipes procurando o bem) e de capital (comprando um novo item desnecessariamente).

Uso indevido e desvio deliberado (fraude)

Aqui, a falha de processo encontra a má-fé. A apropriação indébita de ativos é a forma mais comum de fraude ocupacional no mundo. O Relatório às Nações da ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), a maior organização antifraude do mundo, aponta que o roubo de ativos não-monetários (como equipamentos, ferramentas e estoque) é uma das principais fontes de prejuízo. Isso acontece quando os controles são tão fracos que um funcionário percebe que pode desviar um bem com baixo risco de ser descoberto.

O impacto financeiro das perdas e fraudes

O impacto de um controle falho vai muito além do valor do item perdido. As perdas patrimoniais geram um efeito cascata que afeta diretamente o caixa da empresa.

• Custo de reposição: o prejuízo mais óbvio é a necessidade de comprar um novo ativo para substituir o que foi perdido ou desviado.
• Custos fantasmas: a empresa continua pagando impostos (como o IPVA de um veículo que não existe mais) ou seguros sobre ativos que já foram baixados de fato, mas não de direito.
• Tempo ocioso: o tempo gasto por funcionários procurando equipamentos perdidos é um custo de produtividade direto.
• Risco de imagem e auditoria: ser pego em uma auditoria com inconsistências graves entre o físico e o contábil gera multas e afeta a credibilidade da empresa no mercado.

Como o controle patrimonial atua na prevenção

A gestão de ativos eficaz cria múltiplas barreiras de defesa. A implementação de um controle patrimonial profissional é o que transforma uma gestão vulnerável em uma operação segura e auditável.

Identificação e o “senso de dono”

A prevenção começa com o emplacamento (etiquetagem) de 100% dos bens. Uma etiqueta de patrimônio visível (seja um código de barras ou tag RFID) tem um efeito psicológico poderoso: ela tira o ativo do anonimato. O bem deixa de ser “um computador” e passa a ser “o computador nº 4512”, vinculado a um centro de custo e a um responsável.

Implementação do termo de responsabilidade

A segunda barreira é formalizar a posse. Ao vincular o ativo a um funcionário através de um Termo de Responsabilidade, a empresa cria o “senso de dono”. O colaborador se torna formalmente responsável por aquele bem, inibindo o descuido e o desvio intencional.

Rastreamento de ativos e inventários periódicos

A tecnologia entra como a barreira de monitoramento. O uso de rastreamento de ativos por coletores de dados (para códigos de barras) ou portais (para RFID) permite a realização de inventários rotativos rápidos. Em vez de esperar um ano para descobrir uma perda, a empresa pode auditar áreas críticas (como TI e almoxarifado) mensalmente, identificando inconsistências quase em tempo real.

Casos reais de fraudes evitadas pelo controle de bens

A teoria fica clara quando vemos como o controle de bens funciona na prática para impedir fraudes comuns.

Caso 1: A fraude no descarte de ativos de TI

• A fraude comum: um funcionário do setor de TI é encarregado de descartar 50 notebooks “obsoletos”. Ele, no entanto, emite um laudo de descarte falso, formata os equipamentos e os revende em um mercado paralelo.
• Como o controle evita: um processo de baixa de ativos robusto exige um laudo técnico de avaliação assinado por um perito independente (como a RRK). Esse laudo atesta que os bens estão, de fato, obsoletos. Além disso, o processo exige um certificado de descarte de uma empresa de logística reversa homologada. Sem esses dois documentos, a baixa não é autorizada no sistema, e os ativos continuam sendo cobrados do gestor, impedindo o desvio.

Caso 2: O desvio de ferramentas de alto valor

• A fraude comum: em uma grande indústria, ferramentas de medição de alto valor desaparecem “misteriosamente” do almoxarifado ao longo de meses.
• Como o controle evita: com a implementação de um sistema de controle de bens com RFID, todas as ferramentas são etiquetadas. Um portal RFID é instalado na saída do almoxarifado. Nenhuma ferramenta pode sair sem ser “baixada” do sistema e vinculada a uma ordem de serviço e a um funcionário. Se alguém tentar sair com um item não autorizado, um alarme dispara. O rastreamento de ativos em tempo real elimina essa vulnerabilidade.

Otimize a gestão patrimonial na sua empresa

As perdas patrimoniais não são um custo inevitável do negócio. Elas são um sinal claro de que os processos de controle interno falharam. Ignorar essa falha é deixar a porta aberta para o desperdício de recursos e, em um nível mais grave, para a fraude interna, que se aproveita exatamente dessa falta de visibilidade.

A implementação de um controle patrimonial eficaz, baseado em identificação correta, termos de responsabilidade e auditorias periódicas, é o investimento mais direto na segurança e na governança da empresa. Ele troca a incerteza pela certeza, o risco pelo controle e a vulnerabilidade pela proteção.

Não espere que pequenas perdas se transformem em um problema de grande escala. A gestão proativa do seu patrimônio é a melhor defesa contra riscos financeiros e fraudes. É a garantia de que o valor que sua empresa constrói todos os dias permanecerá dentro dela.

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