Controle patrimonial com RFID: vantagens e como implementar

Controle Patrimonial

O balanço patrimonial da sua empresa era uma fotografia fiel da realidade há um ano. Mas e hoje? Desde a última contagem, novos ativos chegaram, outros foram vendidos ou simplesmente pararam de funcionar. 

Com o tempo, é natural que surja uma lacuna entre os registros contábeis e o mundo físico, um problema que cresce silenciosamente.

Essa divergência não é apenas um detalhe técnico. Decisões sobre investimentos são tomadas com base em dados de ativos que podem não existir mais. A empresa pode estar pagando seguros ou impostos sobre bens “fantasmas”. 

Essa falta de visibilidade é um risco silencioso, pois a importância do controle patrimonial na gestão de riscos corporativos é fundamental para a saúde financeira e operacional do negócio.

É por isso que a revisão patrimonial periódica não deve ser vista como uma tarefa burocrática, mas sim como um “check-up” planejado. Ela é a ferramenta mais eficaz para garantir a integridade dos seus dados, a conformidade fiscal e a segurança na tomada de decisões. Este artigo explica quando e por que você deve realizar este processo vital em sua empresa.

O que é a revisão patrimonial?

Muitas vezes confundida com o inventário em si, a revisão é um conceito mais amplo. Ela representa um projeto completo de verificação e atualização da base de ativos de uma empresa.

Uma fotografia atualizada e precisa dos seus ativos

A revisão patrimonial é o processo de realizar um inventário físico completo e, a partir dele, atualizar e corrigir todos os registros contábeis. O objetivo é garantir que cada bem que a empresa possui esteja corretamente identificado, localizado, classificado e avaliado, assegurando que os demonstrativos financeiros representem a realidade com alta fidelidade.

O foco na conciliação patrimonial

O coração de uma boa revisão patrimonial é a conciliação patrimonial. Esta é a etapa em que a lista de bens apurada no inventário físico é cruzada, item por item, com a base de ativos registrada na contabilidade. É neste momento que as inconsistências, como sobras físicas ou baixas não registradas, são descobertas e tratadas.

Revisão patrimonial vs. auditoria patrimonial: qual a diferença?

Embora os termos sejam usados de forma intercambiável, eles representam processos com naturezas e objetivos distintos. Entender essa diferença é fundamental para a boa governança.

A revisão como um processo de gestão interna

A revisão patrimonial é um processo proativo, geralmente iniciado e conduzido pela própria gestão da empresa (com ou sem o apoio de uma consultoria). Seu principal objetivo é o controle interno: corrigir erros, atualizar informações e fornecer dados precisos para os gestores. Ela é uma ferramenta de organização.

A auditoria como um processo de verificação

A auditoria patrimonial, por outro lado, é um processo de verificação, muitas vezes realizado por uma terceira parte independente (auditores externos). O objetivo do auditor não é corrigir a base, mas sim emitir uma opinião sobre a sua fidedignidade. Ele verifica se os números apresentados pela empresa são confiáveis. Uma revisão bem-feita é o que prepara a empresa para uma auditoria patrimonial tranquila.

Qual a periodicidade ideal para a revisão?

Saber quando realizar uma revisão patrimonial é uma dúvida comum. A frequência depende do tipo de negócio e do nível de controle desejado, mas existem boas práticas de mercado.

A regra geral: o inventário anual

Para a maioria das empresas, especialmente aquelas de médio e grande porte ou que são obrigadas a publicar seus balanços, a realização de uma revisão patrimonial completa, com inventário físico, é uma prática anual indispensável. Como determina o Conselho Federal de Contabilidade por meio de suas normas, os saldos das contas devem ser confirmados, e o inventário anual é a principal forma de fazer isso para o ativo imobilizado.

Fatores que podem exigir maior frequência

Algumas situações podem demandar revisões mais frequentes, como semestrais ou até mesmo contínuas:

• Ativos de alto giro: empresas que movimentam muitos ativos, como locadoras de equipamentos ou empresas de TI.
• Operações de alto risco: negócios com alto índice de perdas, desvios ou extravios de bens.
• Processos de M&A: antes de uma fusão ou aquisição, uma revisão completa é essencial para a correta avaliação da empresa (valuation).
• Grandes mudanças: após a reestruturação de áreas, mudança de planta ou outras alterações operacionais significativas.

Os impactos contábeis e financeiros de uma revisão bem-feita

Investir tempo e recursos em uma revisão patrimonial gera retornos diretos para a saúde financeira e a conformidade da empresa.

• Garantia de um balanço fidedigno: a revisão assegura que os valores do ativo imobilizado estejam corretos, atendendo às normas contábeis e passando com segurança por auditorias.
• Otimização fiscal: o processo identifica bens que já não existem ou não têm mais valor, permitindo sua baixa contábil. A perda decorrente dessa baixa pode ser deduzida, reduzindo a base de cálculo de impostos.
• Redução de custos “fantasmas”: evita o pagamento de apólices de seguro ou taxas de propriedade sobre bens que a empresa não possui mais.
• Base para decisões de investimento: com dados precisos sobre a condição e a vida útil dos ativos, a gestão pode planejar melhor a substituição de máquinas e equipamentos.

Ferramentas de apoio para uma revisão eficiente

A tecnologia é a maior aliada para tornar o processo de revisão mais rápido, barato e preciso.

• Softwares de gestão patrimonial: plataformas especializadas centralizam toda a base de ativos, controlam o ciclo de vida de cada bem, automatizam o cálculo da depreciação e facilitam a conciliação patrimonial.
• Tecnologias de identificação: o uso de etiquetas com código de barras ou QR Codes já acelera a coleta de dados em campo. Um passo adiante é o uso de RFID (Identificação por Radiofrequência), que permite a contagem de centenas de itens por segundo. Contudo, é preciso atenção, pois existem 5 erros comuns na aplicação do RFID no controle patrimonial que devem ser evitados para garantir o sucesso do projeto.

Leia também::: Auditoria patrimonial: o que é, como funciona e por que fazer

Melhore o controle patrimonial da sua empresa

A revisão patrimonial periódica não é um luxo ou uma formalidade excessiva, mas sim um instrumento vital de boa governança e gestão inteligente. Postergar essa tarefa significa escolher operar com base em informações desatualizadas, assumindo riscos fiscais, financeiros e operacionais que poderiam ser facilmente evitados. É um descuido que pode custar caro.

Realizar um processo de revisão e conciliação patrimonial de forma disciplinada é um sinal de maturidade administrativa. Ele proporciona integridade aos dados, suporta o planejamento estratégico, garante a conformidade perante uma auditoria patrimonial e fortalece a imagem da empresa perante bancos, investidores e o mercado como um todo. É a fundação para um crescimento sólido e seguro.

Contudo, a execução de uma revisão completa exige método, tempo e recursos que muitas empresas não possuem internamente. A parceria com uma consultoria especializada traz a experiência e a tecnologia necessárias para conduzir o processo de forma eficiente, garantindo um resultado preciso e confiável sem sobrecarregar a sua equipe.

Não espere a auditoria externa para descobrir as inconsistências em seu patrimônio. Tome a iniciativa de garantir a saúde dos seus registros. Fale com os especialistas da RRK Soluções Patrimoniais e descubra como podemos planejar e executar a revisão patrimonial ideal para a sua empresa.