Controle Patrimonial

Muitas empresas tratam a gestão de seus ativos como uma visita à emergência de um hospital: só agem quando surge um problema grave. O inventário anual se torna uma caça a erros passados, a preparação para uma auditoria vira uma força-tarefa reativa e a descoberta de um passivo oculto durante uma fusão gera uma crise. Este ciclo de “apagar incêndios” é estressante, caro e ineficiente.

As consequências dessa abordagem reativa são sentidas em todo o negócio. Ativos “fantasmas” que já não existem continuam no balanço, inflando o valor da empresa e gerando impostos indevidos. 

Equipamentos valiosos são perdidos ou desviados por falta de monitoramento. Pior ainda, decisões estratégicas são tomadas com base em dados patrimoniais que não refletem a realidade, comprometendo o futuro da companhia.

É para romper este ciclo que existe o controle patrimonial preventivo. Ele representa a troca da medicina de emergência pela medicina preventiva. Em vez de remediar problemas, o foco passa a ser a criação de um sistema de “bons hábitos” e “check-ups” regulares para manter a saúde do patrimônio e garantir que as surpresas desagradáveis simplesmente não aconteçam.

O que caracteriza o controle patrimonial preventivo?

Diferente do inventário periódico, que é uma fotografia de um momento, o controle preventivo é um processo contínuo. Ele visa manter a acuracidade dos dados no dia a dia.

Agindo antes que o problema aconteça

O controle patrimonial preventivo é um conjunto de políticas, processos e ferramentas implementado para mitigar riscos antes que eles se materializem em perdas financeiras ou problemas de conformidade. Ele foca em registrar cada evento do ciclo de vida de um ativo, da sua compra à sua baixa, no momento exato em que ele ocorre.

A diferença entre controle reativo e proativo

A distinção é clara e impacta diretamente a eficiência da gestão:

• Controle reativo: foca em realizar um grande inventário anual para encontrar e corrigir as inconsistências acumuladas ao longo de 12 meses.
• Controle proativo (preventivo): foca em ter processos robustos para o dia a dia, como o registro imediato de uma nova compra ou a atualização sistêmica de uma transferência de ativo entre filiais, evitando que as inconsistências sequer surjam.

Como antecipar os principais riscos patrimoniais

A prevenção começa com o mapeamento dos pontos onde os erros mais acontecem. Ao identificar essas vulnerabilidades, a empresa pode criar barreiras de controle.

Mapeamento de pontos de falha no ciclo de vida do ativo

• No recebimento: o risco de um novo ativo chegar e não ser imediatamente plaqueteado e cadastrado no sistema.
• Na movimentação: o risco de um notebook ser transferido de um departamento para outro, ou de uma filial para outra, sem a devida atualização em seu registro.
• Na baixa: o risco de um equipamento ser descartado ou vendido sem que o registro contábil correspondente seja feito, mantendo o “ativo fantasma” nos livros.
• Na manutenção: o risco de não registrar manutenções importantes, o que pode levar a uma avaliação incorreta da condição e do valor residual do bem.

A importância da identificação na origem

A prevenção mais eficaz começa no momento “zero” da vida de um ativo. Por isso, a importância da identificação patrimonial em empresas no ato da compra é o alicerce de todo o controle patrimonial preventivo. Um bem que já nasce com uma identificação única e é inserido no sistema de gestão é um bem que estará sob controle desde o primeiro dia.

Compliance patrimonial e governança corporativa

Um controle preventivo eficaz não depende de esforços individuais, mas de regras claras e de uma cultura de responsabilidade que permeia toda a organização.

Criando regras claras para a gestão de ativos

A base da governança é a criação de um Manual de Controle Patrimonial. Este documento formaliza as políticas da empresa, definindo:

• Quem é o responsável por cada ativo ou centro de custo.
• O procedimento para requisitar a compra de novos bens.
• O fluxo de aprovação para transferências e baixas.
• As responsabilidades em caso de dano ou extravio.

Ter essas regras claras é o que materializa o compliance patrimonial no dia a dia.

A auditoria como ferramenta de prevenção

Neste contexto, a auditoria interna deixa de ser uma caça às bruxas e se torna uma ferramenta de verificação. Sua função é testar periodicamente se os controles preventivos estão funcionando conforme o planejado. Um compliance patrimonial robusto, validado por auditorias internas, fortalece imensamente a empresa para uma eventual auditoria patrimonial internacional ou fiscalização.

Ferramentas de monitoramento e o ecossistema de especialistas

A tecnologia é a espinha dorsal do controle patrimonial preventivo, permitindo o monitoramento contínuo e a automação de processos.

• Softwares de Gestão (EAM): um sistema centralizado é o “cérebro” da operação. Ele serve como a fonte única e confiável para todas as informações sobre os ativos, do seu valor contábil ao seu histórico de manutenção.
• O Ecossistema de Especialistas: a implementação de um sistema robusto pode envolver diferentes parceiros. O mercado brasileiro é maduro e conta com diversos especialistas, desde empresas focadas em soluções de identificação, como a Afixcode, até consultorias que desenham e implementam processos, como a Gestão Ativa e a Patrimônio Consulting. Essa diversidade mostra a importância de ter o parceiro certo para integrar todas as soluções.

Casos práticos de controle preventivo em ação

Para tangibilizar os conceitos, vejamos dois cenários onde a prevenção faz toda a diferença.

• Caso 1: Prevenção de Perdas em Hospitais: Um hospital implementa um sistema de RFID em seus equipamentos médicos portáteis (bombas de infusão, monitores). O controle preventivo é um portal instalado nas saídas do hospital. Se um equipamento passar por ele sem uma autorização de movimentação registrada no sistema, um alarme soa. A perda é evitada antes de acontecer.
• Caso 2: Compliance na Indústria: Uma indústria com centenas de ferramentas de alto valor que são compartilhadas entre os mecânicos. O controle preventivo é um armário inteligente. O funcionário só consegue retirar uma ferramenta usando seu crachá, e o sistema registra automaticamente quem pegou, quando pegou e quando devolveu. Isso elimina perdas e responsabiliza o uso.

Tenha um controle patrimonial preventivo

O controle patrimonial preventivo é a evolução da gestão de ativos. Ele representa a troca da mentalidade de “apagar incêndios” pela cultura de “manutenção da saúde” do patrimônio. É a diferença fundamental entre descobrir um problema durante uma auditoria e criar um sistema robusto que garante que este problema nunca sequer aconteça.

Implementar processos proativos, definir políticas claras e usar a tecnologia a seu favor são os pilares de um compliance patrimonial eficaz. Essa abordagem fortalece a governança, reduz custos com perdas e multas, e fornece aos gestores a tranquilidade de saber que seus relatórios financeiros são um reflexo fiel da realidade.

Contudo, desenhar e implementar um sistema de controle preventivo do zero é uma tarefa complexa que exige conhecimento técnico e experiência. A parceria com uma consultoria especializada é o caminho mais seguro para construir uma arquitetura de processos, tecnologias e políticas que seja, ao mesmo tempo, robusta e adequada à realidade da sua empresa.

Não espere o próximo inventário ou a próxima auditoria para descobrir as falhas na sua gestão. Comece a preveni-las hoje. Fale com os especialistas da RRK Soluções Patrimoniais e descubra como podemos implementar um controle patrimonial preventivo e sob medida para o seu negócio.