Imobilizado em andamento, como controlar ativos ainda não operacionais

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Empresas que investem em expansão ou modernização frequentemente lidam com um desafio contábil importante: o controle do imobilizado em andamento. 

Logo no início de qualquer projeto de aquisição ou construção de bens, surgem dúvidas sobre como registrar corretamente os ativos em construção, como evitar erros no controle de investimentos em bens e quando fazer a transferência para o ativo imobilizado.

Negligenciar esse processo pode gerar problemas fiscais e contábeis sérios. O que parece apenas uma etapa de obra ou de aquisição pode, na verdade, esconder custos mal registrados, falhas de documentação ou até mesmo prejuízos financeiros que só serão percebidos no futuro. Além disso, o controle inadequado do imobilizado em andamento compromete a avaliação correta do patrimônio da empresa.

Por isso, é fundamental entender o que é, como registrar e como acompanhar cada etapa com precisão. 

O que está imobilizado em andamento?

O imobilizado em andamento é o conjunto de ativos em construção, montagem ou implantação, ainda não disponíveis para uso. Trata-se de bens que futuramente integrarão o ativo imobilizado da empresa, mas que ainda estão em fase de execução, como uma fábrica em construção, a instalação de uma nova linha de produção ou a aquisição de máquinas ainda não instaladas.

É importante lembrar que o imobilizado em andamento não gera benefícios econômicos imediatos. Ele ainda não está em operação e, portanto, não deve ser depreciado. Porém, seus custos precisam ser registrados e controlados com total precisão para garantir que, no futuro, ele esteja corretamente alocado entre os bens operacionais da empresa.

Os ativos em construção exigem acompanhamento contínuo porque envolvem contratos com terceiros, prazos, documentação de entregas e etapas distintas. Qualquer falha nesse controle pode acarretar inconsistências na contabilidade e nos relatórios gerenciais.

Como registrar corretamente o imobilizado em andamento

O registro do imobilizado em andamento deve acontecer assim que a empresa começa a incorrer nos custos relacionados ao novo ativo. Isso inclui pagamentos a fornecedores, obras civis, equipamentos em instalação, consultorias especializadas e outros gastos diretamente ligados à formação do bem.

A recomendação contábil é que os valores sejam agrupados em contas específicas de ativo não circulante, identificando-os claramente como ativos em construção. Dessa forma, o controle de investimentos em bens se torna mais transparente, permitindo identificar exatamente quanto foi investido, em que etapa e qual o status atual de cada ativo.

É essencial documentar cada despesa com notas fiscais, contratos e relatórios de acompanhamento. Isso não apenas facilita o controle interno, mas também assegura respaldo em caso de auditorias ou fiscalização da Receita Federal.

Quando e como transferir para ativo imobilizado

O imobilizado em andamento deve ser transferido para o ativo imobilizado da empresa somente quando estiver pronto para uso ou em condições de gerar benefícios econômicos. Isso significa que a obra precisa estar concluída, o equipamento instalado e testado, e os documentos de aceitação assinados.

O momento dessa transferência é extremamente importante, pois marca o início da depreciação contábil do ativo. Além disso, passa a influenciar diretamente os indicadores financeiros da empresa, como o retorno sobre investimentos e o valor patrimonial.

A recomendação é realizar essa transferência com base em laudos técnicos, atas de comissionamento ou relatórios de entrega. Esses documentos comprovam que o bem está, de fato, operacional. A partir daí, os valores acumulados no imobilizado em andamento são baixados e incorporados ao ativo imobilizado, com os devidos registros contábeis.

Controle de custos no imobilizado em andamento

O controle de custos no imobilizado em andamento é um dos pontos mais delicados da gestão patrimonial. Sem um sistema de controle eficiente, a empresa corre o risco de perder visibilidade sobre o andamento do projeto, extrapolar orçamentos e, pior, registrar gastos indevidos como investimentos.

Uma boa prática é estruturar o controle de investimentos em bens em planilhas específicas ou, preferencialmente, em softwares de gestão patrimonial. Eles permitem o acompanhamento por centro de custo, por fornecedor e por etapa do projeto. Isso facilita a comparação entre o planejado e o realizado e permite correções rápidas em caso de desvios.

Além disso, é importante acompanhar os indicadores de desempenho do projeto, como percentual de execução física e financeira, para garantir que o ativo esteja sendo formado dentro dos prazos e custos previstos.

Cuidados fiscais e contábeis com o imobilizado em andamento

Do ponto de vista fiscal, o imobilizado em andamento exige atenção redobrada. Ainda que o bem não esteja em uso, ele precisa ser corretamente registrado, e os documentos fiscais precisam comprovar a vinculação direta entre os gastos e a formação do ativo.

Em relação ao crédito de tributos, por exemplo, as empresas do regime não cumulativo devem observar as regras específicas para apropriação de créditos de PIS, COFINS e ICMS. Muitas vezes, os créditos só poderão ser utilizados após a entrada do ativo no imobilizado, o que reforça a importância de um registro bem estruturado.

Outro ponto crítico envolve a separação entre despesas e investimentos. Gastos que não agregam valor ao bem ou que são considerados manutenção não devem ser incluídos no imobilizado em andamento. Essa separação evita distorções contábeis e problemas com o fisco no futuro.

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Controle seus ativos

Controlar corretamente o imobilizado em andamento é garantir que os ativos em construção não se tornem um problema futuro para a empresa. É nessa fase que se define o valor final do bem, sua estrutura contábil e os impactos no patrimônio.

Empresas que negligenciam o controle de investimentos em bens correm riscos fiscais, comprometem a qualidade dos seus balanços e dificultam o próprio planejamento estratégico. Já aquelas que estruturam seus registros, adotam boas práticas contábeis e monitoram de perto cada etapa, conseguem transformar o imobilizado em andamento em um ativo de alto valor.

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