Comece o próximo ano com o patrimônio organizado: por onde começar

Controle Patrimonial

O início de um novo ano fiscal traz consigo uma energia única: a sensação de “folha em branco”. É o momento em que orçamentos são renovados, metas são desenhadas e a estratégia é recalibrada. No entanto, existe uma meta que muitas vezes fica fora do board de planejamento, mas que é o alicerce de todas as outras: organizar patrimônio empresarial.

É difícil planejar o crescimento se você não sabe exatamente quais recursos possui. É arriscado projetar lucros se a base de depreciação está incorreta. Começar o ano com o patrimônio desorganizado é como iniciar uma maratona com uma mochila cheia de pedras, você até corre, mas gasta muito mais energia do que o necessário.

Este artigo é o seu convite para fazer diferente. Vamos deixar para trás o “apagar incêndios” e construir uma estrutura de gestão de ativos sólida, eficiente e preparada para o futuro. Veja o passo a passo para transformar a gestão do seu ativo imobilizado no próximo exercício.

1. O diagnóstico inicial

Antes de sair contando cadeiras ou colando etiquetas, é preciso entender a maturidade da sua gestão atual. Reúna sua equipe financeira e operacional para responder a três perguntas honestas:

• Confiabilidade: se um auditor pedisse para ver a Máquina X agora, saberíamos onde ela está em menos de 5 minutos?
• Processos: existe um fluxo formal para a entrada e saída de bens, ou as coisas apenas “acontecem”?
• Dados: a base contábil reflete a realidade ou está cheia de ativos que já foram para o lixo?

Esse diagnóstico evita que você gaste energia na direção errada. Segundo a norma internacional ISO 55000, o alinhamento entre os objetivos organizacionais e a gestão técnica dos ativos é o primeiro passo para extrair valor real do patrimônio. Você pode conhecer os princípios desta norma através do site da ABNT Catalogo.

2. Inventário e conciliação

Com o diagnóstico feito, é hora da ação. Não existe atalho: para organizar patrimônio empresarial, você precisa saber o que existe fisicamente.

O inventário de saneamento

Programe um inventário geral para o início do ano (ou aproveite os dias mais tranquilos de janeiro). O objetivo aqui é “limpar a casa”. Identifique o que está em uso, o que é sucata e o que está ocioso.

A conciliação físico-contábil

O inventário físico gera uma lista. O sistema contábil tem outra. O segredo do sucesso está na conciliação. É o cruzamento dessas duas listas para ajustar as sobras e baixas. Sem essa etapa, o inventário é apenas uma lista de compras sem valor legal. Explicamos detalhadamente como esse processo funciona em nosso guia sobre conciliação de ativos imobilizados.

3. Implantação de tecnologia e processos

Ano novo pede ferramentas novas. Se sua empresa ainda controla milhões de reais em ativos usando planilhas de Excel compartilhadas por e-mail, o risco de erro é iminente.

• Identificação Inteligente: considere migrar do código de barras tradicional para a tecnologia RFID. Isso agiliza as contagens futuras e permite um monitoramento quase em tempo real. Veja como essa tecnologia revoluciona o setor em nosso artigo sobre RFID na gestão de ativos.
• Políticas Claras: escreva (e divulgue) uma Política de Gestão de Ativos. Defina quem pode autorizar movimentações, como deve ser o descarte e quem é o responsável pela guarda de cada bem (Termo de Responsabilidade).

4. O Apoio de Consultoria Especializada

Muitas empresas falham na organização patrimonial porque tentam fazer tudo com a equipe interna, que já está sobrecarregada com a rotina do dia a dia. O controle patrimonial acaba ficando sempre para “amanhã”.

Contratar uma consultoria especializada para o projeto inicial de organização (“Housekeeping”) não é um gasto, é um acelerador. Uma equipe externa traz:

1. Metodologia: processos testados em centenas de clientes.
2. Imparcialidade: auditoria isenta dos vícios da operação interna.
3. Velocidade: foco 100% na execução do inventário, terminando em dias o que a equipe interna levaria meses.

Estudos de gestão indicam que empresas com governança de ativos madura têm melhor desempenho financeiro e menor custo de capital. O IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa) reforça que a transparência sobre os ativos é um pilar de sustentabilidade do negócio.

Otimize o controle patrimonial

O próximo ano será desafiador, como todos são. Mas enfrentar esses desafios com a casa organizada muda o jogo. Ter um controle patrimonial eficiente significa tomar decisões baseadas em dados, não em suposições. Significa pagar o imposto justo, ter a cobertura de seguro correta e apresentar uma empresa sólida para bancos e investidores.

Não deixe que a desorganização do passado dite o ritmo do seu futuro. Aproveite o início do ciclo para colocar seus ativos em ordem e focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.

Quer começar o ano com o pé direito? A RRK Soluções Patrimoniais é sua parceira estratégica. Nós realizamos o diagnóstico, o inventário e a estruturação do seu controle patrimonial. Agende uma conversa com nossos especialistas e inicie o ano com total governança.