O que é Controle Patrimonial e por que sua empresa precisa disso

Controle Patrimonial

A maioria das empresas mantém rédeas curtas sobre o fluxo de caixa, as metas de vendas e a folha de pagamento. No entanto, quando olhamos para a estrutura física que faz a operação acontecer, máquinas, computadores, frota de veículos e mobiliário, a falta de organização costuma ser a regra.

O controle patrimonial surge para organizar essa base física. Ignorar o que a empresa possui, onde esses bens estão e quanto eles valem hoje gera uma série de prejuízos invisíveis. Computadores desaparecem, máquinas quebram por falta de manutenção programada e o departamento financeiro acaba pagando impostos sobre itens que já foram descartados.

Neste artigo, explicamos de forma direta o conceito dessa prática, sua aplicação na rotina dos negócios, os benefícios financeiros imediatos e os riscos severos que a falta de organização traz para o caixa da sua companhia.

Definição de controle patrimonial

De maneira objetiva, o controle patrimonial é o conjunto de procedimentos administrativos, físicos e contábeis utilizado para gerenciar todos os bens que pertencem a uma organização (o seu ativo imobilizado).

Isso significa identificar cada item físico da empresa, registrar sua localização exata, definir um centro de custo responsável, acompanhar sua depreciação financeira e documentar qualquer movimentação até o momento do seu descarte estruturado. Essa prática garante que o balanço financeiro seja o espelho exato da realidade da empresa.

Para que serve na prática

A gestão patrimonial transcende a simples fixação de plaquetas com códigos de barras em cadeiras e mesas. Na prática diária das corporações, ela serve para:

• Mapear a existência e o estado de conservação de toda a infraestrutura operacional.
• Calcular o desgaste e a perda de valor dos bens ao longo do tempo (depreciação).
• Realizar a conciliação exata entre o que a contabilidade acusa no sistema (notas fiscais de entrada) e o que de fato repousa no chão de fábrica.
• Atender às exigências de auditores externos e normas internacionais, como o Pronunciamento Técnico CPC 27.

Benefícios para empresas organizadas

Companhias que adotam o controle de ativos com seriedade percebem vantagens competitivas e financeiras rápidas. A estruturação dessa área garante os seguintes retornos:

• Redução da carga tributária através do aproveitamento correto de créditos de impostos e depreciação técnica.
• Otimização do orçamento de compras, evitando aquisições duplicadas de equipamentos que já existem ociosos em outras filiais.
• Prevenção ativa contra extravios e furtos, visto que cada bem possui um responsável direto (termo de responsabilidade assinado).
• Mais credibilidade perante instituições bancárias na hora de oferecer o maquinário ou imóveis como garantias para taxas de juros menores.

A transparência na gestão desses recursos é, inclusive, uma recomendação expressa do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) para empresas que desejam atrair investidores com segurança.

Riscos de não aplicar a metodologia

Deixar o patrimônio à deriva gera consequências pesadas. O descontrole financeiro começa aos poucos e se acumula ao longo dos anos. Os principais perigos envolvem:

• Pagamento de impostos e prêmios de seguro sobre “bens fantasmas”, que constam no sistema mas já foram jogados no lixo.
• Multas pesadas da Receita Federal por manter equipamentos em operação sem nota fiscal ou registro contábil de origem.
• Reprovação nas auditorias independentes anuais, prejudicando a imagem da companhia e travando a distribuição de lucros aos acionistas.

Tecnologia especializada a favor do negócio

A complexidade de rastrear milhares de bens exige método e tecnologia. Desde 1996, a RRK Soluções Patrimoniais resolve esse gargalo operacional entregando diagnósticos customizados.

Nossa equipe foi pioneira na adoção de coletores de dados no Brasil e, hoje, aplica etiquetas inteligentes de RFID e NFC para realizar inventários com altíssima velocidade. Aliando tecnologia de captura com metodologias de engenharia reconhecidas, adequamos sua empresa a todas as legislações societárias.

Organizar sua base de ativos é uma decisão de inteligência financeira. Entenda mais sobre como a tecnologia profissionaliza o acompanhamento dos seus bens conhecendo os serviços de controle patrimonial da RRK e blinde sua empresa contra perdas silenciosas.